Сроки хранения бухгалтерских документов

Корректное хранение документов обеспечивает защиту информации и позволяет оперативно предоставить ее по запросу, например, во время налоговой проверки или аудита.
В дальнейшем мы подробно рассмотрим, какие именно документы необходимо хранить и в течение какого времени, обсудим изменения, касающиеся сроков хранения, а также последствия за нарушение законодательных норм.
Стоит ли хранить документацию? Безусловно! И это не единственная причина, основа которой заключается в соблюдении законодательства.
Первое, с чем нужно считаться — это установленные в России сроки хранения бухгалтерских документов. Игнорирование этих требований может повлечь негативные последствия, такие как штрафы и другие санкции со стороны контролирующих организаций.
Бухгалтерская документация является основой для формирования финансовой отчетности фирмы. Эти документы подтверждают правильность данных, представленных в отчетах, и могут понадобиться в ходе аудита.
Налоговые органы вправе требовать первичные документы для проверки корректности уплаты налогов. Без таковых будет сложно обосновать законность проведенных операций.
В случае возникновения споров с контрагентами, сотрудниками или властями, бухгалтерские документы выступают весомыми доказательствами, подтверждающими выполненные сделки и соглашения.
Кроме того, они помогают руководству отслеживать финансовые потоки и анализировать деятельность компании, что способствует принятию взвешенных управленческих решений. Долгосрочное хранение таких документов также наладит анализ прошлых результатов и улучшит планирование на будущее.
Организации, которые уделяют внимание правильному хранению документации, укрепляют свою юридическую защиту и финансовую прозрачность. Если какие-то бумаги были повреждены или потеряны, следует оперативно восстановить их.
Алгоритм определения срока хранения документов
Несмотря на свою привычность, срок хранения бухгалтерских бумаг зависит от их категории. Согласно нормам ФЗ № 402-ФЗ, основная масса важной документации должна находиться в архиве главного бухгалтера минимум пять лет. Однако многие бизнесмены интересуются, как именно исчисляется этот срок.
Для первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетности и аудиторских заключений этот пятилетний период начинается с 1 января года, следующего за отчетным. Например, документы за 2024 год следует хранить до конца 2029 года.
Документы, касающиеся учетной политики и организации бухучета, должны храниться пять лет с момента их последнего применения; этот срок также касается электронных бумаг с подтверждением электронной подписи.
Не только указанный закон регулирует сроки хранения, но и правила архивного делопроизводства. Перечень управленческих документов с определенными сроками установлен приказом Росархива № 236. Существует два основных срока: если он меньше пяти лет — документ хранится ровно пять, если больше — в соответствии с установленными условиями.
Некоторые документы следует хранить в течение 75 лет, вне зависимости от текущей деятельности компании. К ним относятся налоговые карточки и реестры данных о доходах физических лиц.